İmzalamaları Öncesinde Müteşebbis Sözleşmelerinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Kontrol ve Sertifikasyon Kuruluşları (kısaca KSK) ile müteşebbisler arasında imzalanan sözleşmeler, organik üretim sürecinin en kritik adımlarından biridir. Türkiye’de ve dünyada pek çok farklı KSK bulunur ve her birinin sözleşmelerinde farklı konular yer alabilir. Ancak hangi KSK ile çalışırsanız çalışın, imza atmadan önce sözleşmeyi dikkatle okumak, anlamadığınız noktaları sormak ve netlik sağlamak son derece önemlidir.
1. Sözleşmenin Tarafları
Bu konu basit görünse de sıkça hatalar yapılabiliyor. KSK yalnızca sözleşme yaptığı müteşebbisi denetleyebilir. Yani denetim sırasında sahada görülen işletmenin adı, sözleşmede yazan isimle birebir aynı olmalıdır. Eğer tabelada ya da belgelerde farklı bir isim yer alıyorsa, KSK bu işletmenin sözleşmedeki müteşebbise ait olduğunu kanıtlayan resmi belgeleri talep eder.
Bazen müteşebbis, kendisine ait olmayan ama kendi üretim ve pazarlama faaliyetlerinde kullanacağı bir işletmeyi denetletmek isteyebilir. Böyle bir durumda, aradaki hukuki ilişkiyi netleştiren ek bir sözleşme (örneğin kira ya da fason işleme sözleşmesi) şarttır.
2. KSK’nın Yetkili Olduğu Yönetmelik ve Kapsamlar
Müteşebbis, sertifikalanmasını istediği ürünlerin hangi pazarlarda satılacağını düşünerek sözleşmedeki yönetmelik ve kapsamlarını kontrol etmelidir. Çünkü her KSK, her yönetmelik ya da her kapsamda yetkili olmayabilir. Örneğin Avrupa Birliğine organik hayvansal ürün satılacaksa, KSK’nın hem Avrupa Birliği Organik Üretim Yönetmeliği (AB) 2018/848’e hem de bu yönetmeliğin hayvancılık kapsamına göre akredite olması gerekir. İşleme ve pazarlama süreci de varsa bu kapsam için de yetki aranır.
Yaygın bir hata, “Ürünümü Türkiye’de satacağım, AB veya NOP yönetmelikleri bana gerekmez” düşüncesidir. Oysa ürünün alıcısı, ürünü AB’ye ya da ABD’ye ihraç edebilir ve siz farkında olmadan bu yönetmeliklerin içine girebilirsiniz.
Bu nedenle pazarı netleştirmek ve KSK’nın o pazarlara uygun yetkiye sahip olup olmadığını araştırmak çok önemlidir. Özellikle geniş ürün yelpazesine sahip işletmeler için bu konu kritik bir noktadır.
3. Sözleşmede Yer Almayan Hususlar
Organik tarım sözleşmelerinde müteşebbisin ilgili yönetmelik şartlarına uyacağı taahhüt edilir. Bu, sözleşmede tek tek yazmasa da kapsamla ilgili tüm yönetmelik hükümlerinden sorumlu olacağınız anlamına gelir. Çoğu sözleşmede şu tarz bir ifade bulunur:
“Sözleşmede yer almayan hususlar ile ilgili, müteşebbisin kapsamına uygun olarak, Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik (Org-TR Yön.), buna bağlı uygulama yönetmelikleri ve KSK belgelendirme dokümanları geçerlidir.”
4. Müteşebbisin Yükümlülükleri
Organik tarım sözleşmelerinde üreticinin (müteşebbisin) yükümlülükleri ayrıntılı olarak belirtilir. Bunlardan bazıları şunlardır:
4.1 Müteşebbis, organik ve konvansiyonel tüm birimlerini ve bu birimlere ait üretim kayıtlarını denetime açmak zorundadır. “Ben şu parselde organik tarım yapmıyorum, neden denetliyorsunuz?” şeklindeki bir itiraz, ciddi (major) uygunsuzluk sayılabilir, hatta sözleşmenin iptaline yol açabilir. Böyle bir durumda KSK, sözleşme gereği aldığı ücreti iade etmeme hakkına da sahiptir.
4.2 Müteşebbis, yıllık kontrollerin yanı sıra haberli veya habersiz yapılacak ek kontrollerde, KSK gözlemcilerini, Tarım ve Orman Bakanlığı temsilcilerini, USDA NOP, Avrupa Birliği Komisyonu veya akreditasyon kuruluşu temsilcilerini kabul etmekle yükümlüdür. Bu ek kontroller ek ücretlendirmelere sebep olabilir.
4.3 Müteşebbis, denetim süresince kontrol ekibinin ve kendi yetkilisinin güvenliğini sağlamakla sorumludur. Ayrıca özel güvenlik veya hijyen tedbirleri gerekiyorsa, kontrol ekibi önceden bilgilendirilir. Kullanılması gereken özel giysi ve malzemeler müteşebbis tarafından temin edilir.
4.4 Müteşebbis, ilgili yönetmelik ve standartların yanı sıra, sözleşme yaptığı KSK’nın kalite sistemi kapsamında belirlenmiş politika, prosedür ve talimatlara da uymakla yükümlüdür.
4.5 Eğer hayvan gübresi kullanılıyorsa müteşebbis, hayvan gübresinin depolandığı tesislerin yeri, tarifi, yayılmasına ilişkin planları ve diğer işletmelerle yapılan yazışmaları KSK’ya sunmak zorundadır.
Ref: Org-TR Yön. Md. 21(1)(ç)
4.6 Müteşebbis ve/veya aracı, tüccar, depolama, işleme veya benzeri fason hizmet sağlayıcılarının farklı yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından denetlenmesi durumunda, bu kuruluşlar arasında bilgi paylaşımına izin vermekle yükümlüdür.
Ref: Org-TR Yön. Md. 42(1); AB Yön. (2021/1698) Md. 21(4); USDA NOP § 205.501(13)
4.7 Müteşebbis ve/veya aracı, tüccar, depolama, işleme veya benzeri fason hizmet sağlayıcıları, KSK ile sözleşmesini feshedip başka bir yetkilendirilmiş kuruluşla çalışmaya başladığında, üretici listesi, parsel bilgileri, sertifika bilgileri, stok raporları, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet kayıtları gibi belgelerin eski KSK tarafından yeni KSK’ya verilmesini kabul eder.
Ref: Org-TR Yön. Md. 42(1); AB Yön.(2021/1698) Md. 21(5)
4.8 ABD NOP kapsamındaki KSK değişikliklerinde, NOP 2604 Instruction – Responsibilities of Certified Operations Changing Certifying Agents dokümanı geçerlidir.
4.9 Müteşebbis, kendisine iletilen şikâyetleri incelemek, kayıt altına almak, çözüm için gerekli faaliyetleri yürütmek ve bunları dokümante etmek zorundadır. Ayrıca, bu şikâyetlere ilişkin kayıtları ve ürünlerde tespit edilen kusurlara dair düzeltici faaliyetleri, denetimlerde KSK’ya sunmalıdır.
5. KSK’nın Yükümlülükleri, Yetki ve Sorumlulukları
KSK’nın da kendine ait sorumlulukları vardır. Bunlardan bazıları:
5.1 KSK elemanları, müteşebbis hakkında edindikleri bilgileri gizli tutar ve yalnızca resmi makamlara aktarabilir. Çalışma iznini veren Tarım ve Orman Bakanlığı’nın bilgi alma hakkı saklıdır.
5.2 KSK, teknik danışmanlık veremez. Denetim süreciyle ilgili sorulara cevap verebilir ama “Hangi ilacı kullanmalıyım?” gibi sorulara yanıt veremez.
5.3 Avrupa Birliği Organik Üretim Yönetmeliği (AB) 2018/848 ve Yetki Devri Yönetmeliği (AB) 2021/1698 uyarınca, organik ürünlerin bütünlüğünü etkileyen herhangi bir uygunsuzluk şüphesi olduğunda KSK, bu bilgileri derhal Avrupa Birliği Komisyonu ve diğer kontrol kuruluşlarıyla paylaşır.
5.4 İthal edilen organik ürünlerin bütünlüğünü etkileyen şüpheli veya tespit edilmiş uygunsuzluklarla ilgili olarak Avrupa Birliği Komisyonu tarafından bildirim yapılması durumunda KSK, AB Yön. (2021/1698) Md. 22 uyarınca araştırma yürütür ve Komisyonu bilgilendirir.
Sonuç
Organik tarım sözleşmeleri, hem müteşebbis hem de KSK için ciddi yükümlülükler içerir. Bu nedenle imza atmadan önce sözleşmenin her maddesini dikkatle okumak, pazarı netleştirmek ve KSK ile sürekli iletişim halinde olmak en doğru yaklaşımdır. Böylece ileride sürprizlerle karşılaşmaz, sürecinizi güvenle yürütmüş olursunuz.