Kontrol ve Sertifikasyon Süreçleri

Bir müteşebbisin organik üretim yapmaya karar vermesi ve yetkili bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna başvuru yapması aşamasından itibaren, ürünlerin belgelendirilmesi aşamasına kadar pek çok süreç mevcuttur. Aşağıda, Yönetmelik bazında farklılıkları ile birlikte kontrol ve sertifikasyon süreçleri üzerine bilgiler özet olarak paylaşılmaktadır.

• Organik üretim yapmaya karar veren müteşebbis, öncelikle aşağıda listelenen bazı parametrelere uygun olarak, kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun yetkili olduğu ürün kategorileri ve kapsamları inceleyerek, sözleşme yapacağı kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna karar vermelidir. Kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun AB ve TR Yetkileri, kendi web sayfasındaki resmî belgelerden, akreditasyonunu aldığı kurumun web sayfasından kontrol edilebilir. Amerika (NOP) yetkisi, USDA-NOP’un Organik Bütünlük Veritabanı sayfasından kontrol edilebilir. (https://organic.ams.usda.gov/integrity/Certifiers/CertifiersLocationsSearchPage)

• Ürün kategorileri; bitkisel, hayvansal, işlenmiş vb.
• Yönetmelikler; Türk Organik Tarım Yönetmeliği, Avrupa Birliği Organik Tarım Yönetmeliği, Amerika Organik Tarım Yönetmeliği vb.
• Alıcısı talep ediyorsa; ürünün ayrıca Demeter, Bio Suisse, Krav, Naturland gibi standartlara göre de sertifikalanması
• Büyük Britanya ülkelerine satış yapılacak ise; kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun ilgili resmi kurumun listesinde yer alması vb.

• Kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun seçilmesinin ardından, kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun başvuran müteşebbise ileteceği veya kuruluşun web sayfasından da indirebilen ‘başvuru formu’nda tüm talep edilen bilgiler doldurulup, istenen ek dokümanlar de ilave ederek form kuruluşa iletilir.

• Başvuru, başvurunun yapıldığı kontrol ve sertifikasyon kuruluşu tarafından değerlendirilir. Kuruluş, öncelikle kontrol ve sertifikasyonu için başvurulan ürün kategorilerinin ve kapsamların, yetkisi dahilinde olup olmadığını değerlendirir. Kuruluş ayrıca ürün kategorilerini dikkate alarak, ürünün yetişme sezonundaki iş yoğunluğunu ve ilgili ürün kategorisi ve kapsam anlamında yeterli sayıda yetkin kontrolörü olup olmadığını da değerlendirecektir.

• Ekleri ile birlikte eksiksiz bir başvuru formu ve kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun başvuruyu onaylamasının ardından, başvuran müteşebbise sunulan fiyat teklifinin de kabul edilmesi ile kuruluş ile müteşebbis arasında sözleşme imzalanır. Müteşebbisin, sözleşmeyi çok iyi bir şekilde okuması, sorumlulukların anlaşılması açısından çok önemlidir.

• ABD Tarım Bakanlığı-USDA Ulusal Organik Programı NOP (=National Organic Program) kapsamında başvuru sürecinde diğer yönetmeliklerden farklı olarak, kontrol ve sertifikasyon kuruluşunuz organik sistem planını başvuru sürecinde talep edecektir.

• Kontrol ve sertifikasyon kuruluşunuzu değiştiriyorsanız; ilgili Yönetmelik kuralları gereği çeşitli süreçlerin işletilmesi gereklidir. Yeni kuruluşun müteşebbisten ve eski kuruluştan talep edeceği bilgi ve belgeler olacaktır. Ayrıntılar için bu konudaki ilgili yazımıza bakabilirsiniz.

• Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu, sözleşmenin imzalanmasının ardından, ilgili ürün kategorisi ve Yönetmelik kapsamlarına uygun olarak, müteşebbise boş halde organik sistem planı iletir. Organik Sistem Planı ve talep edilen tüm ekleri kontrol öncesinde kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna geri iletilmelidir.

• ABD Tarım Bakanlığı-USDA Ulusal Organik Programı NOP (=National Organic Program) kapsamında diğer Yönetmeliklerden farklı olarak, müteşebbis tam bir Organik Sistem Planı doldurmak yerine, dilerse sadece geçen yıla göre gerçekleşen değişiklikleri bildirebilir.

• Müteşebbis üretimi sırasında kullanmayı planladığı gübreler, bitki koruma ürünleri, tohum ve diğer çoğaltım materyalleri gibi girdiler hakkında sürekli ve Organik Sistem Planı üzerinde kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna yazılı bilgi ve belgeleri ileterek, onay almalıdır. Tohum ve diğer çoğaltım materyalleri için gerekli olan onayın, ekim/dikimleri öncesinde alınması gerektiğini unutmayınız.

• Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu kontrol aşamasına geçmeden önce, müteşebbisin başvuru ile ilettiği bilgi ve belgeler ile organik sistem planında yer alan bilgi ve belgeler yardımıyla müteşebbisin ve ürünlerinin risk değerlendirmesini yapar. Buna göre kuruluş kontrol planı ve numune alım planı yapar.

• Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu, ilgili ürün kategorisinin yetişme ve üretim dönemi ile risk değerlendirme sonuçları ve müteşebbisin bir önceki yıl veya ilgili yılda karşılaşılan uygunsuzluklarını da dikkate alarak kontrol planlaması (haberli ve habersiz kontroller dahil) ve numune alım planı yapar.

• Kontrolün gerçekleştirilmesi sırasında kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun yetkili kontrolörü, tüm üretim birimlerini ziyaret eder, gerekli ise numune alır, sorumlular ile yüz yüze görüşme gerçekleştirir. Kontrolörün, organik programa dahil olmayan diğer üretim birimlerini de incelemeye ve plana olmadığı halde gerekli görürse numune almaya yetkisi vardır (lütfen bu anlamda müteşebbisin sözleşmeyi dikkatli okumasını tavsiye ederiz).

• Kontrolün gerçekleştirilmesinin ardından, kontrolör kontrol raporunu yazar ve bir nüshasını müteşebbise teslim eder. Her iki nüshada da kontrolörün ve müteşebbisin imzası bulunur. Kontrolör, aldığı numune için de müteşebbisten imza alacaktır. Kontrolör, kontrolü sırasında tespit ettiği uygunsuzlukları raporu ile birlikte sunacaktır.

• ABD Tarım Bakanlığı-USDA Ulusal Organik Programı NOP (=National Organic Program) ve bazı özel standartlar (örneğin Demeter) kapsamında kontrolör, raporunda sadece bulgularını listeler, müteşebbise uygunsuzlukları sunmaz, uygunsuzluklar yetkili sertifikasyon çalışanı tarafından müteşebbise ayrıca iletilmektedir.

• Gerçekleşen kontroller, kontrol raporu, bulgular, uygunsuzluklar ve analiz sonuçları, yetkili sertifikasyon çalışanı tarafından değerlendirilir. Gerekli ise, sertifikasyon çalışanı ek kontrol veya yeni numune alımı planlayabilir.

• Kontrolü gerçekleştiren kuruluş çalışanı ile kontrol bulgularını değerlendirerek sertifikasyonu gerçekleştirecek çalışanın, tarafsızlık ve objektif olma gerekliliklerinden dolayı farklı olması gereklidir. Hatta, Türk Organik Tarım Yönetmeliğine göre görev tanımları ayrıdır ve birbirlerinin görevlerini yapamazlar.

• Kontrolün sonuçlarının değerlendirmesi neticesinde, uygunsuzluk mevcut değilse sertifikasyon çalışanı müteşebbise doğrudan müteşebbis sertifikasını düzenler. Uygunsuzluk mevcut ise, uygunsuzluğun derecesine uygun olarak belirli bir sürede uygunsuzlukların kapatılması beklenir. Tüm uygunsuzluklar giderilince müteşebbise sertifikası düzenlenir. Müteşebbis sertifikası, AB ve USDA NOP kapsamlarında, resmî kurumların dijital platformlarında düzenlenmektedir.

• Müteşebbisin, ürünlerini satışı sırasında kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ürün sertifikası düzenlemektedir. Ürün sertifikasının adı, Avrupa’ya satışlarda COI (Certificate of Inspection), Amerika’ya satışlarda NOP İthalat Sertifikasıdır ve resmî kurumların dijital platformlarında düzenlenir. Bu konuda ayrıntılı bilgiye ilgili yazımızdan ulaşabilirsiniz.

• Kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ve müteşebbis tüm yıl boyunca irtibat halindedir. Müteşebbisin kendisinin tespit edeceği veya alıcılarından bildirilen uygunsuzluklarda, kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun ürün satışları sırasında tespit edebileceği uygunsuzluklarda veya kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna müteşebbisin alıcılarının kuruluşlarından veya yurtdışı resmî kurumlarından gelebilecek uygunsuzluk bildirimlerinde, kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ile müteşebbis devamlı iş birliği halinde olmalıdır ve bu, Yönetmeliklerin de bir gerekliliğidir. Müteşebbisin sertifikasyonunun ardından da yeni uygunsuzluklar tespit edilebilmektedir ve buna göre kontrol ve sertifikasyon kuruluşu müteşebbisin sertifikasyonunu askıya alabilir veya geri çekebilir.

• Doğru bir kontrol ve sertifikasyon süreci için, kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ile müteşebbis arasındaki iyi bir bilgi akışı ve iş birliği esastır.