Organik üretim faaliyetine başlayan her bir müteşebbis, sözleşme yaptığı kontrol organına organik üretim faaliyeti ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri ayrıntılı olarak vermeyi, her türlü değişikliği bildirmeyi taahhüt eder.

Müteşebbislerin organik üretim faaliyetleri ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri sunabilecekleri, gerekli taahhütleri kontrol organına verebilecekleri dokümanın yaygın adı ‘organik sistem planı’, kısa adı ile OSP’dir.

Organik Sistem Planı-OSP;

• Kontrol ve sertifikasyona temel teşkil eder
• Bir operasyondaki tüm değişiklikleri yansıtacak şekilde, sürekli olarak güncellenmesi gereken yaşayan bir belgedir
• Her yetiştirme sezonu öncesinde ve müteşebbisin sahip olduğu birim ve faaliyetlerinde değişiklik olduğunda güncellenerek kontrol organına iletilmelidir
• Müteşebbisin zorlukları öngörmesine ve bilinçli kararlar almasına yardımcı olan ileriye dönük bir yönetim aracıdır
• Müteşebbisin potansiyelini daha iyi geliştirmesine ve mevcut kaynakların daha verimli kullanılmasına yardımcı olur
• Gelecek yılın giderleri ve gelirleri için müteşebbisin bütçesine katkıda bulunur ve hem ekonomik hem sürdürülebilir olması anlamında, uygulanabilir olma potansiyelini yerine getirir
• Doldurulması hakkında müteşebbisi eğitmek kontrol organının sorumluluğu değildir. İletişimi kolaylaştırmak ve ihtiyaç duyulan bilgilerin elde edilmesinde gecikmeleri önlemek için, kontrol organı formların nasıl doldurulacağına ilişkin olarak müteşebbislere basit talimatlar sağlayabilir.
• Doldurulması sırasında müteşebbisin; Kim tarafından, Ne zaman, Nasıl, Nerede gibi soruların yanıtlarını vermesi ve sunulacak bilgilerde bunlara dikkat edilmesi çok önemlidir.

27676 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan ‘Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Türk Yönetmeliği, OSP tanımını kullanmamaktadır fakat, Yönetmelikte ilgili kısımlarda müteşebbislerin kontrol organına gerekli bilgi ve belgeleri sunma sorumluluklarını net olarak açıklamaktadır.

Müteşebbisin sorumlulukları ve uygulanacak yaptırımlar-Madde 42’ye göre;

Müteşebbis faaliyet alanını tam olarak tanımlar ve aldığı önlemleri kontrol organına bildirir. Müteşebbis, bu Yönetmelik hükümlerine ve kontrol organının kalite el kitabında yer alan hususlara uyacağına ve her türlü kontrole izin vereceğine dair bir taahhütnameyi yetkilendirilmiş kuruluşa verir. Müteşebbis, her yıl Ocak ayı içinde kontrol organına parsel bazında o yıla ait bitkisel üretim planını bildirir.

Müteşebbis, faaliyetlerinin bir kısmını üçüncü bir şahsa yaptırması durumunda bu faaliyetlere ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri kontrol organına vererek kontrol sistemine dâhil olmasını sağlar.

İşletme ve müteşebbis kontrolü için gerekli bilgi ve belgeler-Madde 35’e göre;

Müteşebbisler, yaptıkları organik faaliyetleri ile ilgili her türlü bilgi ve belgeleri, sözleşmeli olduğu kontrol organına vermek ve işletmesinde bulundurmak zorundadırlar. Bunlar;

1) İşletmenin adı, adresi, kapasite bilgileri, hukuki durumuna ait bilgi ve belgeler, sözleşme tarihi, imzalanan sözleşme metni, organik tarıma geçişin başladığı tarih, sözleşme tarihine kadarki arazi geçmişine ait bilgiler,

2) Faaliyet alanı (bitkisel üretim, hayvancılık gibi) ve ilgili bilgileri kapsayan organik tarıma geçiş ve üretim planları,

3) İşletmede daha önce uygulanan üretim metodu,

4) İşletmenin ve işletme binalarının planları,

5) Arazi parselleri veya alana dair tüm plan ve krokiler,

6) İşletmenin mevcut makine ve ekipman donanımı,

7) İşletmenin konumu, kullanılan depoların tanımı ve amaca uygunluğu,

8) Ürün münavebe planı,

9) Kullanılacak tüm girdilere ait kayıt defterleri,

10) İşletmenin malları, dışarıdan satın alınan malları içeren alım ve satım defterleri,

11) Ürün çıkış planı, ürünün niteliği, stok durumu, miktarı, ambalajlama şekli ve materyali,

12) Orman alanlarından ve doğadan ürün toplanması durumunda, alana ait bütün tanımlamalar, resmi izinler ile alana yapılan tüm teknik müdahaleler, afetler, karantina tedbirleri gibi bilgilerdir.

Kontrol işlemi-Madde 36’ya göre; Kontrol organı, temin ettiği bilgi ve belgelere dayanarak, müteşebbisin organik tarım faaliyetinin risk analizini yapar ve kritik kontrol noktalarını belirleyerek haberli veya habersiz yıllık kontrol ve ziyaretlerin yoğunluğunu belirler. Kontrol işlemi; müteşebbisin OSP ile sunduğu yazılı belgeleri, planları, defterleri, raporları, kayıtları, arazi, işletme ve depo gibi kritik kontrol noktalarının Yönetmeliklere göre doğrulamasını içerir. Müteşebbis tarafından aynı alanda birkaç ünitenin işletilmesi halinde, organik olmayan ürünlerin üretildiği üniteler ve depoları da kontrol işlemine tabidir. Bu nedenle, organik olmayan faaliyetlerin de OSP’de yer alması kritik öneme sahiptir.

Kontrol organı, Yönetmelik ve standartlara uygunluğu kanıtlamak üzere gerekli gördüğü ek bilgileri müteşebbisten isteyebilir.

(EU) 2018/848 numaralı Avrupa Birliği Organik Tarım Yönetmeliğine göre; OSP’ nin anlamı ve gereklilikleri açık olarak belirtilmemekte ancak; (EU)2021/1698 sayılı, üçüncü ülkelerde organik sertifikalı müteşebbisler ve müteşebbis grupları ile organik ürünler üzerinde kontroller yapmaya yetkili kontrol makamlarının ve kontrol kuruluşlarının tanınmasına ilişkin prosedürleri, denetimlerine ilişkin kuralları ve bu kontrol makamları ve kontrol kuruluşları tarafından gerçekleştirilecek kontroller ve diğer faaliyetlerin kurallarını belirleyen tamamlayıcı Yönetmelik’in aşağıda belirtilen maddeleri, müteşebbis ve grup müteşebbisin OSP ile sunması gerekli bilgi, belge ve taahhütler hakkında yol göstericidir. OSP, bu maddelerde belirtilenler dikkate alınarak doldurulmalıdır.

(EU)2021/1698 Madde 10-1(a)’ya göre müteşebbis ve grup müteşebbis, aşağıdakileri belirten imzalı bir beyanname vermelidir:

1. Organik ve/veya geçiş dönemindeki üretim biriminin ve ilgili olduğunda, organik olmayan üretim birimlerinin ve (EU)2018/848 sayılı Yönetmelik uyarınca gerçekleştirilecek tüm faaliyetlerin ayrıntılı açıklamaları;
2. (EU)2018/848 sayılı Yönetmeliğe uygunluğu sağlamak için organik ve/veya geçiş dönemindeki birim ve/veya tesisler ve/veya faaliyetler düzeyinde alınacak ilgili önlemler;
3. İzin verilmeyen ürün veya maddelerle bulaşma riskini azaltmak için alınacak önlemler ile üretim, hazırlama ve dağıtım aşamalarında alınacak temizlik önlemleri.

(EU)2021/1698 Madde 10-1(d)’ye göre müteşebbis ve grup müteşebbis, kendileri ile ilgili olarak aşağıdakileri belirten imzalı bir taahhüt sunmalıdır:

1. Kontrol organına veya kontrol otoritesine, kontrol amacıyla tüm üretim birimlerinin tüm bölümlerine ve tüm tesislere, ayrıca hesaplara ve ilgili destekleyici belgelere erişim izni vermek;
2. Kontrol organına veya kontrol otoritesine, kontrollerin amaçları için gerekli her türlü bilgiyi sağlamak;
3. Kontrol organı veya kontrol otoritesi tarafından talep edildiğinde, kendi kalite güvence programlarının sonuçlarını sunmak;
4. Uygunsuzluk şüphesinin doğrulanması, uygunsuzluk şüphesinin giderilememesi veya söz konusu ürünlerin bütünlüğünü etkileyen bir uygunsuzluğun tespit edilmesi halinde; alıcıları ürünler hakkında yazılı olarak ve gecikmeksizin bilgilendirmek ve ilgili bilgileri kontrol organı veya kontrol otoritesi ile paylaşmak,
5. Kontrol organının veya kontrol otoritesinin değişmesi halinde kontrol dosyasının devrini veya organik üretimden çekilme durumunda kontrol dosyasının son kontrol otoritesi veya kontrol organı tarafından 5 yıl süreyle saklanmasını kabul etmek;
6. Organik üretimden çekilme durumunda kontrol organı veya kontrol otoritesini derhal bilgilendirmek;
7. Taşeronlarının farklı kontrol organları veya kontrol otoriteleri tarafından kontrollere tabi olması durumunda, bu kontrol organları veya kontrol otoriteleri arasında bilgi alışverişini kabul etmek;
8. Faaliyetleri organik üretim kurallarına uygun olarak gerçekleştirmek;
9. Uygunsuzluk durumunda kontrol organı veya kontrol otoritesi tarafından oluşturulan düzeltici tedbirlerin uygulanmasını kabul etmek.

ABD Tarım Bakanlığı-USDA Ulusal Organik Programı NOP (=National Organic Program)’da Organik Sistem Planı anlamı ve gereklilikleri, ilgili maddelerde net olarak açıklanmaktadır. NOP Yönetmeliği kapsamında OSP’ye ilişkin sunulan bilgiler genel organik üretim kuralları ve uyumu açısından çok değerlidir ve başka Yönetmelik ve Standartlara göre hazırlanacak OSP’ler için de yol göstericidir, bu nedenle USDA-NOP altında OSP konusunda anlatılan bilgilerin her zaman dikkate alınması gerektiğini düşünüyoruz.

NOP ayrıca;

• Organik Sistem Planları, Organik Sistem Plan Güncellemeleri ve Değişikliklerin Bildirilmesi adlı NOP-2615 kodlu rehber dokümanı hazırlamıştır ve OSP tüm ayrıntıları ile bu rehberde açıklanmaktadır.
• Yanı sıra, NOP kendi eğitim platformu ‘organik bütünlük öğrenme merkezi’nde OSP hakkında, videolarla destekli çok öğretici eğitim dosyalarına sahiptir, herkese açık olan bu eğitimleri almanızı öneririz.
• Son olarak; USDA NOP web sayfasında örnek OSP şablonları vardır ve müteşebbisin OSP’de yer alan soruları yanıtlarken verilmesi gerekli bilgi ve belgeler açısından iyi bir yönlendiricidir.
• 205.201 (a): Tarım ürünlerini “yüzde 100 organik”, “organik” veya “organik ile yapılmış” olarak satmayı, etiketlemeyi veya sunmayı amaçlayan, § 205.101 uyarınca muaf olanlar hariç, bir üretim veya işleme biriminin üreticisi veya yöneticisi, sertifikasyon kuruluşu tarafından da kabul edilen bir organik üretim veya işleme sistem planı geliştirmelidir. Organik üretim veya işleme sistemi planı aşağıdakileri içermelidir:
• Gerçekleştirilecekleri sıklık da dahil olmak üzere, gerçekleştirilecek ve sürdürülecek faaliyet ve prosedürlerin tanımı;
• Üretim veya işleme girdisi olarak kullanılacak her bir maddenin, bileşimini, kaynağını, kullanılacağı yeri/yerleri ve uygun olduğu şekilde ticari kullanılabilirlik belgelerini de belirten bir listesi;
• Gerçekleştirilecek sıklıkları da dahil olmak üzere, Planın etkili bir şekilde uygulandığını doğrulamak amacı ile, gerçekleştirilecek ve sürdürülecek izleme faaliyetleri ve prosedürlerinin bir açıklaması. Bu, sertifikalı müteşebbisin faaliyetlerine, kapsamına ve karmaşıklığına uygun olarak, tedarik zincirindeki tedarikçileri ve alınan tarım ürünlerinin organik statüsünü doğrulamak ve organik dolandırıcılığını önlemek üzere, izleme faaliyetleri ve prosedürlerinin bir tanımını içermelidir;
• 205.103’te belirlenen gereklilikleri yerine getirmek için uygulanan kayıt tutma sisteminin açıklaması;
• Organik ve organik olmayan ürünlerin karışmasını önlemek ve organik üretim ve işleme birimlerinde ürünlerin yasaklı maddelerle temasını önlemek amacıyla yürütülen uygulamalarının ve fiziksel ayrımlara dair açıklamalar; ve
• Sertifika veren kuruluş tarafından, Standarda uygunluğu değerlendirmek amacıyla gerekli gördüğü ek bilgiler

Önemli not: Kontrol organı, tedarik zincirindeki muaf işlemlerin riskini değerlendirir, genellikle, ana firmanın gözetimi altında olan ve ürünlerin organik bütünlüğünün etkilenmeyeceğinden emin olunan müteşebbislerde sertifikasyondan muafiyet mümkündür, gerekliyse risk değerlendirmesine göre kontrol organı bu faaliyetleri de kontrol edecektir.

Muaf tutulan faaliyetler tamamen risksiz değildir. Bu riski ele almak için, organik sistem planlarına, muaf faaliyetlerin izlenmesinin de dahil edilmesi gereklidir.

Tek başına sertifikasyon gerektirmeyen ancak işleme faaliyetine girecek şekilde; bölme, birleştirme, kümeleme gibi faaliyetler yapılmışsa kontrol ve sertifikasyon gerekecektir ve OSP’de bilgileri sunulmalıdır.

• 205.201 (c): Bir üretici grubu işletmesinin organik sistem planı, dahili kontrol sistemini açıklamalıdır. Dahili kontrol sistemi:

(1) Tüm personelin organizasyon yapısını, rollerini, niteliklerini ve sorumluluklarını tanımlar;

(2) Üretici grubu üretim birimlerini ve yerlerini belirler;

(3) Olası çıkar çatışmalarına karşı koruma ve dahili kontrol sistemi personelini buna tepki vermeye karşı koruma önlemlerini tanımlar;

(4) Üretici grubu üyeleri ve üretici grubu üretim birimleri için coğrafi yakınlık kriterlerini tanımlar;

(5) İlk denetim ve uygunluğun belirlenmesi de dahil olmak üzere, üretici grubu müteşebbisine yeni üyelerin kabulüne ilişkin prosedürleri tanımlar;

(6) Yüksek riskli üretici grubu üyelerinin ve üretici grubu üretim birimlerinin özelliklerini açıklar;

(7) Üretim uygulamaları ve girdiler dahil olmak üzere paylaşılan ortak kaynakların nasıl tedarik edildiğini ve tüm üretici grubu üyelerine ve personeline nasıl sağlandığını açıklar;

(8) Üretici grubu üyelerine ve dahili kontrol sistemi personeline nasıl eğitim, öğretim ve teknik yardım sağlandığını açıklar;

(9) İzlenebilirlik ve kütle-denkliği denetimleri dahil olmak üzere, bu kısma uyumu göstermek için kullanılan kayıt sistemini tanımlar; ve

(10) Tüm üretici grubu üyelerinin uygunluğunu değerlendirmek için dahili izleme, gözetim, kontrol, yaptırımlar ve denetimin nasıl kullanıldığını açıklar.

Aşağıda, NOP Yönetmeliğinde OSP’nin gerekliliğine atıf yapan diğer maddeler yer almaktadır:

• 205.400 Sertifikasyon için genel gereklilikler;

b-Organik sertifika almak veya sürdürmek isteyen bir kişi, § 205.201’de belirtildiği gibi, akredite bir kontrol organına bir organik üretim veya işleme sistemi planını yıllık olarak sunmalı, uygulamalı ve güncellemelidir.

• 205.401 Sertifikasyon başvurusu;

a-Üretim veya işleme faaliyeti için sertifika almak isteyen bir kişi, sertifikasyon için bir kontrol organına başvuruda bulunmalıdır ve başvurusunda § 205.201’in gerektirdiği gibi organik üretim veya işleme sistemi planı (OSP) iletilmelidir.

• 205.403 Yerinde kontrol;

d-2-Organik üretim veya işleme sistemi planında sunulanlar dahil olmak üzere müteşebbis tarafından sağlanan bilgilerin uygulamaları doğru bir şekilde yansıtıp yansıtmadığı, müteşebbisin yerinde denetimi sırasında doğrulanır.

• 205.404 Sertifika verilmesi;

Kontrol organı, müteşebbisin faaliyetlerini organik sistem planına uygun olarak yürütebildiğini tespit ederse, sertifika verecektir.

• 205.406 Sertifikasyonun devamı;

a-Sertifikasyona devam etmek için, müteşebbis yıllık olarak sertifika ücretlerini ödemeli ve aşağıdaki bilgileri sertifikasyon kuruluşuna sunmalıdır:

-Bir önceki yılın organik sistem planına göre olan sapmalar, değişiklikler, modifikasyonlar veya diğer düzeltmelerin detaylarını da içeren ve belgelerle desteklenen bir özet beyan ve;

-Bir önceki yılın organik sistem planına göre olan sapmalar, değişiklikler, modifikasyonlar veya diğer düzeltmelerin detaylarını da içeren ve belgelerle desteklenen bir özet beyan.

Yukarıda belirtilen NOP OSP kurallarına dair daha fazla açıklayıcı bilgi aşağıda, NOP maddeleri bazında özet olarak sunulmaktadır. Daha fazlasına, yukarıda belirtilen NOP yardımcı dokümanlarından ulaşabilirsiniz.

• 205.201 (a)/1– gerçekleştirilecek ve sürdürülecek faaliyet ve prosedürlerin tanımına örnekler:
• Biyoçeşitlilik de dahil olmak üzere doğal kaynakların korunmasına veya iyileştirilmesine yönelik uygulamalar;
• Organik ürünlerin yasaklı maddelerle bulaşmasını önlemek için komşulara bildirim prosedürleri
• Toprak işleme uygulamaları;
• Yetiştirme uygulamaları;
• Ürün rotasyonu uygulamaları;
• Zararlı yönetimi uygulamaları;
• Organik tohum elde etme prosedürleri;
• Doğadan toplanan ürünlerin yönetimine dair uygulamalar;
• Hayvancılık bakım uygulamaları;
• Bulaşmayı önlemek için ekipmanın temizlenmesini de içeren hasat ve taşıma uygulamaları;
• Depolama uygulamaları;
• Bulaşmayı önlemek için ekipmanın temizlenmesini içeren işleme yöntemleri;
• Etiketleme prosedürleri ve/veya
• Organik içeriklerin teminine yönelik prosedürler.
• 205.201 (a)/2-Üretim veya işleme girdisi olarak kullanılacak her maddenin belgelenmesine örnekler:
• Girdinin bileşimi ve kaynağı yanı sıra, kullanılacağı yer(ler) ve sıklığı;
• Organik olmayan girdiler kullanılacağı durumda, organik ürünlerin ticari olarak bulunamadığına dair belgeler, örneğin organik olmayan tohum için, üreticinin eşdeğer bir organik tohum çeşidinin mevcut olmadığına dair kanıt;
• Girdilerin § 205.601 – 205.606’de yer alan kısıtlamalara uygun olarak kullanıldığına dair göstergeler;
• Onaylı da olsa hastalık ve zararlı girdilerini kullanmadan önce müteşebbisin, öncelikle yeterli önleyici uygulamaları kullanmaya çalıştığını gösteren kanıtlar;
• Kompost ve gübre dahil olmak üzere toprak iyileştiricileri, zararlı ve hastalık kontrolü için girdiler, tohumlar ve diğer bitkisel üretim materyalleri, işleme katkıları vb. listeleri.

• 205.201 (a)/3-gerçekleştirilecek ve sürdürülecek izleme uygulamaları ve prosedürlerinin açıklamaları, müteşebbisin faaliyetlerine, kapsamına ve karmaşıklığına uygun olarak, tedarik zincirindeki tedarikçileri ve alınan tarım ürünlerinin organik statülerini doğrulamak ve organik dolandırıcılığı önlemek için, izleme uygulamalarını ve prosedürlerini içermelidir.
• Bir müteşebbis, organik uygulamalarının etkili olmasını sağlamak için faaliyetlerini izlemelidir;
• İzlemenin sonuçları, iyileştirilmesi gereken alanların belirlenmesine yardımcı olacaktır;
• İzleme; organik bütünlüğün korunmasına ve doğal kaynakların korunmasına yardımcı olacaktır;
• İzleme yöntemleri şunları içerebilir: Toprak testi (örneğin organik madde içeriği testi), toprak nemi veya su kalitesinin izlenmesi, ürün kalitesi testi, kalıntı testi, hastalık ve zararlıların izlenmesi vb.;
• OSP’ye ‘dolandırıcılık önleme planı’ eklenmelidir. Dolandırıcılık önleme planı, tedarikçilerin ve organik ürünlerin organik statülerini doğrulamalıdır. Bu nedenle dolandırıcılık önleme planında, tedarik zincirindeki son sertifikalı müteşebbise kadar bir müteşebbisin organik statüleri nasıl doğruladığına dair bir açıklama mevcut olmalıdır.
• 205.201 (a)/4-Kayıt tutma sistemi;
• Müteşebbisin tüm faaliyetlerini ve işlemlerini, kolayca anlaşılabilecek ve denetlenebilecek yeterli ayrıntıda olmalıdır;
• Satın alma veya edinme, üretim, satış veya nakliye zamanlarını kapsamalı ve son sertifikalı müteşebbise kadar izlenebilir olmalıdır;
• 5 yıldan az olmamak üzere muhafaza edilmelidir ve Kanun ve yönetmeliklere uygunluğu göstermek için yeterli olmalıdır;
• Normal çalışma saatleri içinde denetime gelecek kontrol organı, Devlet memuru veya USDA yetkilisi için incelemeye ve kopyalamaya hazır halde olmalıdır.
• 205.201 (a)/5-Organik alanların ve ürünlerin yasaklı maddelerle temasını önlemek için oluşturulan yönetim uygulamalarının ve fiziksel bariyerlere örnekler;
• Bulaşmayı önlemek için tampon bölgeler;
• İzin verilmeyen maddelerin sürüklenmesini önlemek için fiziksel bir bariyerin (örneğin bir sıra uzun ağaç) oluşturulması;
• Komşuların bilgilendirilmesi ve/veya;
• Hasat ve hasat sonrası taşıma, nakliye, işleme ve dağıtım sırasında organik ürünlerin tanımlanmasına yönelik prosedürler.