Müteşebbislerin çeşitli sebeplerle kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu değiştirmeleri halinde, müteşebbisin ve kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun yerine getirmeleri gerekli sorumluluklar vardır. Aşağıda yönetmelik bazında, farklı senaryolarda kontrol ve sertifikasyon kuruluşu değiştirilmesine dair hususlar ele alınacaktır.
27676 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan ‘Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Türk Yönetmeliği’, Madde 41-Yetkilendirilmiş kuruluşların çalışma esasları (1)
ı-Yetkilendirilmiş kuruluşlar, ayrılan müteşebbislerin, organik tarım faaliyetlerine ilişkin tüm belgelerini 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde beş yıl süre ile muhafaza eder.
i-Kontrol sisteminden ayrılan müteşebbislere ait faaliyetin statüsünü gösteren onaylı üretici listesi, üretim ve ürün bilgileri, parsel bilgileri, sertifika bilgileri, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler, ilgili yıla ait varsa onaylı stok raporu önceki yetkilendirilmiş kuruluş tarafından müteşebbisin yeni sözleşme yaptığı yetkilendirilmiş kuruluşa bildirilir.
j-Müteşebbisin yeni sözleşme yaptığı yetkilendirilmiş kuruluş, sözleşmenin sonlandırıldığı önceki yetkilendirilmiş kuruluşun raporlarında belirtilen uygunsuzlukların müteşebbis tarafından giderildiğini veya giderilmekte olduğunu kontrol eder.
Madde 42-Müteşebbisin sorumlulukları ve uygulanacak yaptırımlar
(1) Müteşebbis ve/veya aracı, tüccar, depolama, işleme ve benzeri fason hizmetleri yaptırdığı gerçek veya tüzel kişiler, sözleşme imzaladıkları yetkilendirilmiş kuruluşu değiştirmeleri durumunda faaliyetin statüsünü gösteren onaylı üretici listesi, üretim ve ürün bilgileri, parsel bilgileri, sertifika bilgileri, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler, ilgili yıla ait varsa onaylı stok raporunu önceki yetkilendirilmiş kuruluş tarafından müteşebbisin yeni sözleşme yaptığı yetkilendirilmiş kuruluşa verilmesini kabul eder. Organik tarım faaliyetinden ayrılacak olan müteşebbis, ayrılacağını yetkilendirilmiş kuruluşa gecikmeksizin bildirmeyi ve kontrol dosyasının en az beş yıl süre ile yetkilendirilmiş kuruluş tarafından muhafaza edilmesini kabul eder.
(EU) 2021/1698-Üçüncü ülkelerde organik sertifikalı operatörler ve operatör grupları ile organik ürünler üzerinde kontroller yapmaya yetkili kontrol makamlarının ve kontrol kuruluşlarının tanınmasına ilişkin prosedürleri, denetimlerine ilişkin kuralları ve bu kontrol makamları ve kontrol kuruluşları tarafından gerçekleştirilecek kontroller ve diğer faaliyetlerin kurallarını belirleyen, (EU) 2018/848 sayılı Avrupa Parlamentosu ve Konsey Yönetmeliği’ni tamamlayıcı 13 Temmuz 2021 tarihli yönetmelik
Madde 10 (1)(d)’ye göre müteşebbis ve grup müteşebbisler, kendilerinin veya fason işletmelerinin kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu değiştirmeleri halinde ilgili kontrol dosyasının diğer kontrol ve sertifikasyon kuruluşu işe paylaşılmasını kabul ettiklerini taahhüt etmektedirler. Bu Yönetmelik maddesi ve (EU) 2021/1698 Madde 10 (3)’e dayanarak, yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşu müteşebbisin veya grup müteşebbisin, başvuru aşamasında, bir önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşundan aşağıdaki bilgi ve belgeleri talep eder:
Kapsam daraltma, askıya alma ve geri çekme durumları da dâhil olmak üzere sertifikasyonun durumu ve geçerliliği,
Son 3 yıl içinde gerçekleştirilen kontrol raporları,
Önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun raporlarında belirtilen uygunsuzlukların listeleri ve bu uygunsuzlukları ele almak için alınan önlemler ve tüm uygunsuzlukların müteşebbis veya müteşebbis grupları tarafından ele alındığına dair kanıtlar,
Önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşu tarafından verilen derogasyonlar veya işleme alınan derogasyon talepleri,
Müteşebbis veya grup müteşebbislerin sertifikasyonu için diğer bilgiler; üretici listeleri, organik ürün stok kayıtları, analiz raporları, uygunsuzluk ve kalıntı bildirimleri vb.
Önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun, bilgileri yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşu ile paylaşmaması veya paylaşılan bilgilerle ilgili şüpheler olması durumunda yeni kurum şüphelerini başka kontrol yolları ile ortadan kaldırasıya kadar müteşebbis veya grup müteşebbislere sertifikasyon yapamaz.
(EU) 2021/1698 Madde 21’e göre, Önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun, kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu değiştiren müteşebbislerin kontrol dosyasını, müteşebbislerin yazılı kayıtları da dâhil olmak üzere, yeni kontrol kuruluşu tarafından talebin iletilmesinden itibaren en fazla 30 takvim günü içinde, yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna iletmesi bir zorunluluktur.
ABD Tarım Bakanlığı-USDA Ulusal Organik Programı (NOP=National Organic Program) ise bu konuyu daha ayrıntılı ele almış ve Yönetmelik içerisinde yapılan açıklamalar yanısıra, kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu değiştiren sertifikalı müteşebbislerin sorumluluklarını NOP 2604 rehber dokümanında çok ayrıntılı bir şekilde anlatmıştır.
§ 205.401-c’ye göre; Müteşebbisin başvurusu, daha önce başvuruda bulunulan herhangi bir kontrol organının adını/adlarını; başvurunun yılını/yıllarını; başvurunun/başvuruların sonucunu, varsa, sertifikasyon başvurusunda bulunan kişiye verilen herhangi bir uygunsuzluk veya sertifikasyon reddi bildiriminin bir kopyasını ve başvuru sahibinin uygunsuzluk bildiriminde belirtilen uygunsuzlukları düzeltmek için aldığı eylemlerin bir açıklamasını, bu düzeltmenin kanıtını içermelidir.
§ 205.501 (a)(13)’e göre; yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşu USDA tarafından akredite edilmiş başka bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu tarafından verilen sertifikasyon kararlarını kabul etmelidir. Tedarik zinciri bütünlüğünü ve sertifikalı ürünlerin organik statülerini doğrulamak ve araştırmalar yürütmek de dahil olmak üzere organik bütünlüğü sağlamak veya organik düzenlemeleri uygulamak için, önceki kontrol organları yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna bilgi sağlamalıdır.
Kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu değiştiren sertifikalı müteşebbislerin sorumluluklarını ayrıntılı olarak açıklayan NOP 2604 rehber dokümanında; farklı durumlara göre sorumlukları belirlemiştir: -Müteşebbisin kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu isteğe bağlı olarak değiştirmesi halinde ve kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun akreditasyonunun kaybı nedeniyle değişimde hem müteşebbisin hem kontrol ve sertifikasyon kuruluşunun sorumlulukları adım adım anlatılmaktadır. Buna göre önemli bazı hususlar:
Sertifikalar; müteşebbisin birleşme, satın alma veya mülkiyetinin devredilmesi durumlarında yeni sahiplere devredilemez. Sertifikalı bir müteşebbisin mülkiyetinde bir değişiklik olduğunda müteşebbis, ürünleri organik olarak satmadan veya etiketlemeden önce bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşundan yeni bir sertifika başvurusunda bulunmalı ve almalıdır.
Önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşu, USDA organik yönetmeliğine uyulmaması nedeniyle askıya alma veya iptal bildirimi yayınlarsa, sertifikalı müteşebbis, ürünlerin organik olarak satışını, etiketlenmesini ve temsilini derhal durdurmalıdır. Askıya alınan işlemlerin yeniden başlatılması, § 205.662(f)(1) uyarınca sadece USDA tarafından gerçekleştirilir.
Sertifikalı müteşebbisler kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu gönüllü olarak değiştiriyorlar ise, ürettikleri veya işledikleri ürünlerde önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu tanımlayan etiket stoklarını kullanamazlar. Yeni etiketler, yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu tanımlayan şekilde kullanılmalıdır. Ancak, bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu artık akredite olmadığında, müteşebbisin yeni kontrol ve sertifikasyon kuruluşu önceki kontrol ve sertifikasyon kuruluşunu tanımlayan mevcut etiket stoklarının kullanılmasına izin vermeyi seçebilir.
Bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu, herhangi bir nedenle faaliyetini durdurursa veya akreditasyonunu kaybederse, akreditasyonunun teslim edilmesi, askıya alınması veya iptal edilmesinden itibaren 60 gün içinde, müteşebbis başka bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşuna sertifika başvurusunda bulunmalıdır.
Sertifikalı bir müteşebbis 60 gün içinde yeni bir kontrol ve sertifikasyon kuruluşu bulamazsa, NOP Yönetmeliği uyarınca sertifikayı sürdürmedeki başarısızlık için USDA, müteşebbise uygunsuzluk başlatabilir.